Politiques de protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 9 janvier 2023

1. OBJET

12434270 Canada inc. f.a.s.r.s. Plan Monark (ci-après « Monark », « nos », « nous » ou « notre »), propriétaire et exploitante de la plateforme Monark (la « Plateforme ») accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels et souhaite offrir à ses utilisateurs un environnement sécuritaire et respectueux de leur vie privée. C’est pourquoi nous nous engageons à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qui sont collectés à votre égard, et ce, par une application rigoureuse de la présente Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») en conformité avec les lois applicables, y compris la Loi 25 du Québec.

La présente Politique a pour objectif de vous informer de la façon dont Monark collecte, utilise, divulgue, conserve et protège vos renseignements personnels.

La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web et logiciels de tiers auxquels il est possible d’accéder en consultant la plateforme.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés et partenaires d’affaires qui ont qualité pour consulter des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d'autres données, permet d'identifier une personne.

Monark a désigné une personne responsable de la confidentialité et de la protection de la vie privée et des renseignements personnels (PRP). Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes à propos de la présente Politique, veuillez la contacter à l’adresse suivante : confidentialité@planmonark.com à l'attention de Patricia Girard, Présidente.

2. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Nous ne recueillons que les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’établissement, à la gestion et au maintien de notre relation avec vous, et ce, dans le but de vous offrir le meilleur service possible.

Selon les circonstances, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants par le biais de formulaire/enquêtes à votre sujet :

Vos nom et prénom;
Votre adresse courriel;
Votre date de naissance;
Votre profession ou votre métier ainsi que le nombre d’années d’expérience dans l’exercice de cette profession ou de ce métier;
Votre utilisation de la Plateforme et d’autres renseignements techniques relatifs à votre comportement de navigation;
Toute demande que vous pourriez éventuellement nous adresser (à des fins de traitement et d’archivage);
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication comme des commentaires ou des réponses à des sondages.

3. FAÇON DONT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Monark collecte vos renseignements personnels auprès de vous, de tiers, de sondages et au moyen de fichiers témoins (cookies).

Auprès de vous

Vous nous fournissez directement des renseignements personnels, notamment lorsque vous créez un compte sur la Plateforme, vous cliquez sur une annonce publicitaire que nous avons placée sur un site Web de tiers (ex. Google, Facebook, etc.), vous communiquez avec nous, vous complétez un programme de formation ou vous remplissez un formulaire de demande en ligne.

Auprès d’un tiers

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, ou de dossiers publics accessibles, selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons recueilli le consentement nécessaire.

De sondage

Nous pouvons vous poser des questions incluant des renseignements personnels.

Les témoins de connexion

Les témoins de connexion (cookies) sont de petits fichiers de données communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace de la Plateforme et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services. Monark collecte les renseignements personnels fournis par les témoins de connexion.

Monark utilise différents types de témoins de connexions (collectivement nommés « témoins » ici) :

Témoins de connexion de performance et de fonctionnalité : Ces témoins ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Ils facilitent la personnalisation et l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur. Par exemple, ils peuvent se souvenir de vos préférences et vous éviter d’avoir à ressaisir de l’information plus d’une fois, ou se souvenir de vos identifiants pour ne pas avoir à les saisir lors de chaque utilisation. Ils nous permettent de comprendre votre comportement aux fins d’améliorer la Plateforme.
Témoins de connexion pour fins publicitaires : Ces témoins ne sont pas essentiels à la fourniture de nos services. Ils utilisent de l’information relative à la visite sur le site, comme les pages consultées ou la réponse aux publicités, pour permettre de fournir la meilleure expérience utilisateur selon votre situation.

Si vous souhaitez désactiver l’utilisation des témoins, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez la Plateforme. Cependant, si vous les désactivez, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser certaines fonctionnalités de notre Plateforme.

Les pixels

Les pixels invisibles sont de minuscules images que nous pouvons placer dans nos pages Web ou nos courriels. Ils peuvent être utilisés, par exemple, pour obtenir, de façon anonyme, le nombre de fois où une page en particulier a été visitée par un internaute. Comme l'indique leur nom, les pixels sont invisibles et n'importe quelle partie de la Plateforme, y compris les messages publicitaires qui y sont affichés, peut contenir des pixels invisibles. À l'inverse des témoins, les pixels invisibles ne sont pas placés sur votre ordinateur.

Monark utilise principalement deux types de témoins :

Le témoin volatil : Ce témoin est gardé en mémoire pour la durée de votre visite sur la Plateforme, après quoi il est effacé de votre appareil. Il permet de vous identifier et est par la suite supprimé lorsque vous quittez la Plateforme.
Le témoin persistant : Ce témoin est stocké sur votre appareil jusqu’à ce qu’il expire et sera récupéré lors de votre prochaine visite sur la Plateforme. Nos témoins persistants ont une durée maximale de 30 jours.

Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoins permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnait pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

4. FINALITÉS DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels recueillis par Monark seront utilisés aux fins suivantes :

Fournir et maintenir nos services et la Plateforme, par exemple, aux fins de fournir notre service à la clientèle, de mettre en relation des consultants et les clients qui utilisent la Plateforme;
Permettre à Monark d’effectuer des opérations internes en lien avec les services offerts;
Gérer, planifier, améliorer et personnaliser les services offerts;
Développer et améliorer la Plateforme sur la base de vos recherches, de votre utilisation et des options que vous choisissez;
Communiquer avec vous les informations relatives aux changements et aux améliorations des services offerts et de la Plateforme.

À l’exception des cas déjà prévus par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels, Monark obtiendra votre consentement avant toute utilisation de vos renseignements personnels à des fins non précisées préalablement.

5. CONSENTEMENT À LA COLLECTE ET À L’UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Votre consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels est requis, sauf lorsque cela est inapproprié (à titre d’exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir un consentement).

EN ACCEPTANT D’UTILISER LA PLATEFORME ET LES SERVICES DE MONARK, VOUS FOURNISSEZ EXPRESSÉMENT À MONARK L’AUTORISATION DE VOTRE PLEIN GRÉ DE RECUEILLIR, TRAITER ET UTILISER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LES DISPOSITIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE.

Vous déclarez être conscient des raisons pour lesquelles Monark recueille, traite et utilise ces renseignements personnels, de la manière dont la collecte sera effectuée et de la manière dont la confidentialité sera protégée.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles applicables et d’un préavis raisonnable. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

6. PERSONNES À QUI VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PEUVENT ÊTRE DIVULGUÉS

Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Dans le cadre de ses activités, Monark pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties, incluant notamment :

Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à la Plateforme (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements personnels nécessaires à la réalisation de leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements personnels;
Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

À l’exception de ce qui précède, Monark s’engage à ne pas communiquer vos renseignements personnels à des tiers sans avoir préalablement obtenu votre consentement à cet effet. De plus, avant de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, ces derniers doivent s’engager à respecter des conditions contractuelles strictes qui les obligent (i) à maintenir la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont communiqués; (ii) à conserver et à n’utiliser lesdits renseignements personnels qu’aux fins prévues aux présentes; et (iii) à détruire lesdits renseignements personnels une fois qu’ils ont été utilisés aux fins autorisées.

Finalement, nous communiquerons vos renseignements personnels si nous y sommes tenus par la loi ou toute ordonnance rendue par un tribunal ou une autorité ayant le pouvoir de nous contraindre à les communiquer, ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique.

7. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conserverons les renseignements personnels vous concernant seulement pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objet pour lequel ils ont été recueillis et pour rencontrer les exigences légales de conservation, et pendant la durée nécessaire à la protection de nos intérêts commerciaux légitimes.

8. MESURES DE SÉCURITÉ

Monark met en œuvre des mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin de protéger ses clients et partenaires contre l’accès ou l’utilisation non autorisés, l’altération, la destruction illégale ou accidentelle ou la perte de leurs renseignements personnels.

Malheureusement, il nous est impossible de garantir de façon absolue la sécurité des renseignements personnels collectés ou transmis sur la Plateforme.

Vous comprenez et acceptez donc (i) qu’il existe des limites à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels collectés qui sont hors du contrôle de Monark; (ii) que la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de tous les renseignements personnels et des données échangées entre vous et Monark par le biais de la Plateforme ne peuvent être garanties ; et (iii) que lesdits renseignements personnels peuvent être vus ou altérés par un tiers au moment du transfert. Pour ces raisons, Monark ne peut pas être tenu responsable des pertes, interceptions ou altérations des renseignements personnels.

9. ACCÈS, MODIFICATION ET RETRAIT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez consulter vos renseignements personnels par l’entremise de votre compte d’utilisateur sur la Plateforme. Vous pouvez également corriger et mettre à jour ces renseignements personnels depuis cet accès.

Vous pouvez obtenir une copie de vos renseignements personnels ou faire corriger ceux-ci, s’ils sont erronés, en nous faisant parvenir par courriel une demande écrite à cet effet.

Une demande d'accès, de rectification ou de suppression ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par vous et que vous êtes en mesure de prouver que vous êtes la personne concernée par la demande.

Lorsque nous recevons une demande d’accès, de rectification ou de suppression, nous nous efforçons de répondre dans un délai raisonnable suivant la réception de la demande.

Dans certaines situations, il peut être impossible, pour Monark, de communiquer tous les renseignements personnels qu’elle possède à votre sujet. Les exceptions aux exigences en matière d’accès sont restreintes et précises. Les raisons pour lesquelles l’accès serait refusé sont fournies sur demande.

Parmi ces exceptions figurent la présence de renseignements dont le coût de transmission est exorbitant, la présence de renseignements contenant des détails concernant d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de raisons de sécurité ou de raisons d’ordre commercial qui empêche la transmission des renseignements et le fait que les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou le secret relatif au litige.

Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels.

10. STOCKAGE ET TRANSFORTS DE DONNÉES

Nous conservons les données personnelles des Répondants pendant une période de 7 ans à compter de la dernière interaction avec le Service. Toute autre donnée est conservée jusqu'à ce que notre activité ne nécessite plus la conservation de ces données.

Les données personnelles sur les Répondants recueillies par le biais du Service de sondage (telles que l'identité du Répondant et les résultats de l'évaluation) sont stockées électroniquement par nos fournisseurs de services sur des serveurs situés au Canada.

Certaines données relatives à l'utilisation du Service et du Site Web, à l'automatisation des courriels, aux demandes d'assistance et aux paiements sont traitées par nos fournisseurs de services dans des installations qui peuvent être situées dans des juridictions autres que le Canada.

Les données générées par Google Analytics sont stockées sur des serveurs contrôlés par Google.

Les données personnelles concernant des personnes situées en dehors du Canada sont transférées au Canada. Le Canada est reconnu comme une juridiction adéquate pour le transfert de données personnelles depuis l'Union européenne. Certaines données qui sont divulguées à nos fournisseurs conformément au présent avis sont transférées vers d'autres juridictions. Nous nous assurons que le transfert de ces données personnelles est effectué avec des garanties appropriées compte tenu de la nature des données personnelles transférées.

11. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)

Dans le cadre de tout nouveau projet ou système impliquant des renseignements personnels, Monark effectuera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour :

Identifier les risques potentiels pour la vie privée;
Mettre en place des mesures pour atténuer ces risques;
S'assurer de la conformité avec la Loi 25.

12. PORTABILITÉ DES DONNÉES

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de recevoir une copie de vos renseignements personnels dans un format structurant, couramment utilisé et lisible par machine afin de les transmettre à une autre organisation, le cas échéant. Pour exercer ce droit, veuillez contacter la PRP.

13. GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

En cas d'incident impliquant vos renseignements personnels :

Monark enquêtera rapidement pour évaluer l’impact de l’incident.
Si un risque de préjudice grave est identifié, Monark notifiera la Commission d’accès à l’information (CAI) et les personnes concernées.
Des mesures correctives seront mises en place pour prévenir de futurs incidents.

14. CHANGEMENT ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

Monark peut, à sa discrétion, actualiser, réviser, modifier ou compléter de temps à autre la présente Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous serez notifié lorsque vous vous connecterez et/ou nous vous enverrons un lien vers la nouvelle version de la Politique. La Politique et toute entente liée, le cas échéant, seront affichées sur la Plateforme. Monark demande à ses utilisateurs de consulter la Politique modifiée avant de continuer à utiliser la Plateforme.

L’utilisation continue de la Plateforme fournie par Monark, après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée, correspond au consentement à cette Politique modifiée.

15. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE

Monark a établi des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels. La procédure relative aux plaintes est facilement accessible et simple à utiliser.

Monark informera les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence des procédures pertinentes.

Monark fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, Monark prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et de ses pratiques. Pour porter plainte, communiquer avec : confidentialité@planmonark.com à l'attention de Patricia Girard, Présidente.